기록물 등록

주요내용

1. 기록물의 관리 범위

• 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물
• K-에듀파인(업무관리)으로 생산·접수된 기록물뿐만 아니라, 행정정보시스템으로 작성·보유하고 있는 각종 행정정보도 기록관리 대상

2. 기록물의 등록 방법

• 전자문서의 등록: K-에듀파인(업무관리)으로 결재 또는 접수 시 자동 등록

  전자문서 붙임 파일 첨부 시 암호화 또는 압축파일 금지(붙임 파일에 개인정보 등이 포함되어 있는 경우 업무관리시스템의 열람제한 기능 활용)

• 비전자문서의 등록: K-에듀파인(업무관리)의 비전자문서등록 기능을 이용하여 등록
• 첨부물의 분리등록: 다음의 경우에 K-에듀파인(업무관리)의 첨부물 분리등록 기능을 이용하여 등록(본문은 출력하여 사본 표시 후 함께 보관)
  • 기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심한 경우
  • 다른 기록매체로 구성된 경우

    비전자문서 및 첨부물의 등록번호 표시 방법은 [1-2. 공문서 생산], [1-3. 공문서 접수] 참조

• 시청각기록물의 등록: K-에듀파인(업무관리)의 비전자문서등록 기능을 이용하여 적절한 단위과제카드를 생성하여 등록

  예시) [학교행사자율활동(10년) > 시청각기록물관리]

• 행정박물의 등록: 행정박물의 유형에 따라 활용 종료 후 또는 생산 직후에 선별하여 행정박물관리대장에 기입
• 간행물의 등록
  • 【업무담당자】 간행물 인쇄를 위한 결재 전에 업무관리시스템의 간행물등록대장을 이용하여 간행물 등록번호 신청
  • 【기록물관리 업무담당자】 간행물 등록번호 생성 및 승인
  • 【업무담당자】 간행물 등록번호를 확인하여 간행물 제작 후, 인쇄 완료된 간행물 1~3권을 기록물관리 업무담당자에게 제출(문서고 보관)

(상단) (상하 화살표) 2cm

(왼쪽) (좌우 화살표) 1.5cm

간행물등록번호

포항_포항고_2020-001

(오른쪽) (상하 화살표) 2cm

(하단) (좌우 화살표) 4.5cm

간행물 제목

간행물 제목

3. 기록물의 등록 시점

• 학적기록물: 생산이 종료된 시점
• 각종 대장류: 생산이 종료된 시점
• 예산·회계기록물: 연중 수시 / 편철이 완료된 시점
• 시청각 기록물
  • 사진·필름류: 행사가 종료된 후 보존대상으로 적합한 것을 선별한 후
  • 녹음·동영상류: 편집 과정을 거쳐 완성된 기록을 매체에 저장한 직후(단, 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 상태 그대로 등록)
• 회의록: 회의가 종료된 직후

  K-에듀파인(업무관리)에 등록할 경우 제목에 회의록이 포함되어 있음을 표시
  예시) ○○학교운영위원회 제○차 회의결과 보고 및 회의록
  ○○학교인사위원회 회의결과(회의록)

• 비전자기록물: 결재 완료 후
• 행정박물: 학교 자체의 기준을 통해 선별 후
  • 활용 종료 후: 관인류, (기관)상징류 등
  • 생산 직후: 견본류, 상징류, 기념류, 상·훈장류(수여 받은 시점)

    공인은 폐기 시 소관 기록관으로 이관

관련규정

공공기록물 관리에 관한 법률 제16조

공공기록물 관리에 관한 법률 제17조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제2조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제4조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제4조~제8조

학교 기록물 관리지침[국가기록원]