K-에듀파인 업무관리시스템 활용

주요내용

가. 문서관리 개요

• 1) 개요
  • 문서의 작성, 문서의 처리, 통제, 시행, 보관 및 보존 관리
  • 보고서를 작성하거나 보고, 협조 등을 처리하고 처리과정에서 제기된 의견이나 관련자료, 의사결정내용 등을 모두 기록 관리
  • 기안자는 보고서나 각종 문서를 작성하기 위해서 문서관리카드(결재정보와 본문)를 작성
• 2) 문서관리 업무의 범위

  문서관리 업무의 범위

  구 분	내 용
  기안	공용서식,샘플서식,임시저장 등 메뉴에서 서식을 선택하여 문서를 기안
  결재	본인에게 도착한 문서를 처리 (결재, 반려, 중단 등)
  공람	결재 경로에 미 포함된 사용자가 문서를 확인할 필요가 있는 경우 공람 처리
  발송함	문서시행을 위해 직인 날인 후 발송처리 또는 발송보류
  접수함	기관(학교) 및 부서에 도착한 문서를 확인〮접수, 업무담당확인 등을 수행
  내문서함	본인이 기안한문서, 결재한문서, 접수한문서 등을 확인
  문서함	문서등록대장, 중단한문서, 미완료문서 등으로 권한에 열람 및 활용

나. 업무처리 흐름도

• Start
• 문서관리운영
  • 서식관리, 정보공개예약
  • 문서이력, 통계
  • 수신그룹설정
• End

• Start
• 기안
• 결재
  • 문서등록대장
  • 공람
  • 문서함
  • 내문서함
  • 문서공통
    • 문서관리카드조회, 공람, 결재경로변경, 보안공유, 문서재작성, 비전자문서, 참조기안, 문서정보조회, 재발송요청, 즐겨찾기
• 발송함
• 대외발송여부 : Y
  • End
• 대외발송여부 : N
  • 접수함
  • 문서등록대장
  • 공람
  • 문서함
  • 내문서함
  • 문서공통
    • 문서관리카드조회, 공람, 결재경로변경, 보안공유, 문서재작성, 비전자문서, 참조기안, 문서정보조회, 재발송요청, 즐겨찾기

다. 자주 사용하는 K-에듀파인 「문서관리」업무

• 1) 개인환경설정
  • 초기화면 상단의 ① [개인환경설정] 버튼 선택 → ② [개인설정] 메뉴에서 각종 개인설정 가능
    • 부재정보관리: 부재정보에서 대리결재자 지정 가능
    • 개인수신그룹관리
      • (Tip) 개인수신그룹을 만들어 두면 매번 대상자를 지정해야하는 번거로움을 줄일 수 있음
      • 수신유형은 문서, 메모, 일정, 메일, 공람 등에서 선택할 수 있음
    • 나의결재선관리
      • (Tip) 자주 사용하는 결재선을 만들어 두면 편리함
      • [문서관리카드기안/결재정보/결재경로지정/나의결재선]에서는 저장, 결재선정보 확인 및 삭제만 가능
  
• 2) 문서상태 아이콘
  • 문서목록 좌측의 문서상태 각 이미지를 통해 손쉽게 문서상태 파악 가능
    • (Tip) 문서상태 아이콘 설명: 클릭 시 각 이미지에 대한 설명 팝업 활성화
  
• 3) 기안
  • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 기안

    경로: 업무관리 > 문서관리 > 기안

    구 분	내 용
    공용서식	표준서식, 연계서식, 간이서식 중 사용할 기안 서식 선택
    샘플서식	시스템운영자가 등록한 샘플 서식을 활용하여 기안 상신
    재정기안	재정 기안을 위해 임시저장된 문서를 활용하여 기안 가능 재정업무에서 기안한 문서 목록 및 상태 조회 가능 재정에서 기안 요청 시 [재정기안]함에도 임시로 자동 저장됨
    임시저장	임시저장된 문서를 활용하여 기안 상신 목록에서 체크박스 선택하여 [재작성] 버튼을 선택하면 임시 저장된 [문서관리카드기안] 화면이 기동되고 계속 문서 작성 가능(문서 제목을 선택해도 가능)
    자료집계기안	자료집계 메뉴에서 등록한 집계대기자료와 제출대기자료 기안
    자료집계/연계기안	K-에듀파인 재정업무를 제외한 타 시스템(자료집계, 나이스, 국민신문고 등)에서 연계처리 되어 문서관리로 도착된 문서를 처리 타 시스템에서 연계되어 도착된 문서 목록에서 제목을 선택 이후 처리는 일반결재 처리와 동일

    • Tip
      • 전자문서 유통이 불가능한 수신처로 문서 발송
        • [문서관리카드기안/결재정보/수신자지정/수기입력/확인]
        • 수신자 지정 시 조직도, 공용그룹, 행안부 유통에 없는 수신자에게 수기 입력 탭에서 입력하여내부결재를 득한 후 시행문보기에서 출력하여 비전자로 발송(E-mail, FAX, 우편, 인편 등)
      • 문서분류(공개/비공개) 기준
        • 관련 공문:「문서분류(공개/비공개) 기준 안내」총무과-4211(2020. 3. 26.) 참조하여 처리
• 4) 결재
  • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 결재
    • 가) 결재대기
      

      결재대기

      구 분	내 용
      일괄결재	선택된 여러 건의 문서를 한꺼번에 결재할 때 사용 단, 업무담당자로 지정된 문서, 추가재발송 승인 문서, 수신문서이면서 업무관리자가 최종결재자인 문서는 일괄결재할 수 없음
      일괄과제지정	업무담당자로 지정된 수신문서 여러 건을 한꺼번에 과제카드 지정 후 결재 처리할 수 있음
      일괄담당자과제지정	최종결재선이 업무관리자로 지정된 수신문서에 대해 최종업무관리자가 업무담당자와 과제카드를 함께 지정해 줄 수 있음

• 나) 문서진행
  
  • 본인이 작성한 기안문서를 상신한 경우, 진행 중인 결재문서를 조회, 회수, 공람 처리

    본인이 작성한 기안문서를 상신한 경우, 진행 중인 결재문서를 조회, 회수, 공람 처리

    구 분	내 용
    재작성	기안자가 반송/회수된 문서를 재작성 할 수 있으며, 문서 재작성시 기존 결재경로 이력을 계속 유지함
    회수	생산문서인 경우 기안자가, 접수문서인 경우 접수자가 회수할 수 있음 회수 후 재작성, 삭제/연계반송, 결재경로를 변경할 수 있음
    삭제/연계반송	회수 및 재정기안 문서 삭제
    공람	결재진행에서 『공람』은 수신문서만 가능
    결재경로변경	회수상태 문서의 결재경로를 변경할 수 있으며, 이미 결재 완료한 결재자를 제외하고 결재경로 변경 가능

• 5) 발송함
  • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 발송함
  • 메뉴: 발송대기/ 발송현황/ 발송변경요청

    발송함

    구 분	내 용
    발송대기	생산한 공문을 수신기관으로 발송 처리 - 대내시행: 기관 내 발송 - 대외시행: 기관 외 발송
    발송현황	발송처리한 문서는 발송현황에 등록되며 해당문서의 문서정보 및 발송상태정보 확인
    발송변경요청	전자발송에서 공문게시판으로 발송 방법 변경 가능 - 문서 제목 선택하여 본문 및 결재 정보 확인 - [공문게시로 변경 요청] 버튼 선택

    • Tip
      • 발송대기함에 있는 문서 발송하지 않고 삭제
        • 문서번호 채번이 완료된 문서로서 삭제 불가능
        • 문서관리/발송함/발송대기/해당문서 클릭, 발송처리, 발송보류 선택하여 처리하면 발송대기 목록에서는 사라지며 문서등록대장에서 발송보류 문서로 조회할 수 있음
      • 발송보류한 문서 다시 발송처리
        • 발송보류 처리된 문서는 문서등록대장/해당 문서제목 클릭, 발송대기를 클릭하면 자동으로 발송함
        • 발송대기 목록에서 조회되어 발송할 수 있음
• 6) 내문서함
  • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 내문서함
  • 메뉴: 기안한문서/ 결재한문서/ 접수한문서/ 연계기안한문서/ 부재중문서/ 보안공유받은문서
    • Tip
      • 부재중문서
        • 부재, 대결(부재로 인해 대결자가 대신 결재), 공석으로 결재가 되는 문서의 목록 확인 가능
      • 연계기안한문서
        • 나이스, 국민신문고 등의 외부시스템에서 연계되어 처리한 문서만 해당
        • 에듀파인 문서는 기안한문서 및 문서등록대장에서 확인
      • 「재발송」과「추가재발송」의 차이점
        • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 내문서함 > 기안한문서 > 해당 문서 클릭(문서관리카드조회)

    

    내문서함

    구 분	내 용
    재발송	동일 수신처로 재전송 시 사용하는 기능
    추가재발송	기존에 발송한 수신처 외 다른 수신처로 보낼 때 부서장결재를 득한 후 발송처리하는 기능

• 7) 문서함
  • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 문서함
  • 메뉴: 문서등록대장/ 부서인수문서/ 원문공개된문서/ 공동기안문서대장
    • Tip
      • 비전자문서등록, 보안공유
        • 경로: 업무관리 > 문서관리 > 문서함 > 문서등록대장 > 비전자문서등록/ 보안공유

    

    내문서함

    구 분	내 용
    비전자문서등록	접수한 비전자문서, 생산된 비전자문서 등록
    보안공유	보안 문서일 경우 [보안공유] 버튼을 선택 하여 결재 경로에 있는 사용자 이외의 사용자에게 보안문서 공람 가능