민원인을 맞이하는 자세

가. 민원인이 직접 방문하시는 경우

• 고객이 30초 이내에 담당자를 찾을 수 있도록
  직원의 사진, 담당업무가 표시된 좌석배치도를 사무실 입구에 게시하고 직원은 항상 명찰을 패용 하겠습니다.
• 방문하는 고객에 대한 인사는
  "어서 오십시오", "어떻게 오셨습니까?", "무엇을 도와 드릴까요?" 라는 말과 함께 인사하고 업무담당자에게 직접
  안내하겠습니다.
• 다른 업무 처리중이라도 고객을 대하게 되면
  20초 이내로 하던 일을 중단하고 고객의 말씀을 경청하겠습니다.
• 장애인이나 노약자가 방문하실 경우
  전화를 미리 주시면 약속시간 5분전에 현관입구에 대기하다가 안내해 드리고 민원을 처리할 수 있도록 도와 드리겠습니다.
• 담당자가 출장 중인 경우
  업무대행자가 처리하도록 하겠으며, 불가피한 경우에는 용건을 메모하여 담당자에게 전달하고 고객이 연락 가능한 시간 또는 민원인이 원하시는 시간과 장소로 전화를 드리겠습니다.

나. 전화로 서비스를 요청하시는 경우

• 전화는 벨 소리가 3회이상 울리기 전에
  신속하게 받겠으며 항상 친절하고 정확하게 응대하겠습니다.
• 전화를 주신 고객에 대한 인사는
  "감사합니다.(또는 안녕하십니까?) 김천교육지원청 OO과 OOO입니다."라는 인사말로 먼저 인사하겠습니다.
• 통화중 고객의 의견을 명확하게 이해하기 위하여
  1회 이상 고객의 말씀하시는 중요 부분을 반복하여 확인하겠습니다.
• 전화로 다른 담당자에게 연결할 경우에는
  민원인으로부터 들은 요점을 전하고 바꾸어 줌으로써 고객이 같은 말을 되풀이하시지 않도록 하겠으며 10초 이내에 연결해 드리겠습니다.
  
• 민원인이 찾으시는 담당자가 부재중인 경우에는
  전화를 건 민원인의 이름, 용건, 전화 받은 날짜와 시간, 회신의 필요성 여부, 전화번호 등을 메모한 뒤 받은 사람의 이름을 기재하여 담당자에게 전달하겠으며 민원인이 요구하실 경우 고객이 요구하실 경우 고객이 원하는 전화번호와 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
• 대화가 끝났을 때는
  "안녕히 계십시오, 좋은 하루 되십시오" 등 끝인사를 하고 고객이 수화기를 내려 놓은 뒤 전화를 끊겠습니다.

다. 우편, 인터넷, FAX로 서비스를 요청하시는 경우

• 민원담당자가 접수 후 1시간 이내에 담당자에게 전달하겠습니다.
• 민원담당자가 처리 주무부서로 인계한 후 근무시간 3시간 이내에 업무담당자의 인적사항과 처리절차 등을 연락드려 고객의 궁금증을 해소하여 드리겠습니다.
• 우리 교육지원청 홈페이지에 탑재한 각종 민원에 대하여는 해당 부서로 이송, 검토, 처리하여 7일 이내에 답변 또는 처리할 수 있도록 조치하겠습니다

편리한 민원행정 서비스의 제공

• 중간처리 상황통보
  5일 이상 처리 시일이 소요될 경우에는 담당부서에서 전화 또는 E-MAIL로 처리 일자 등을 연락 드리며, 요청하신
  민원을 방문수령 또는 우편등 고객께서 원하는 방법으로 제공하여 드리겠습니다.
• 민원행정 실명제 실천
  모든 민원서류에 처리부서, 담당자 및 상급자 성명, 전화번호, 기타 연락처를 명기하겠습니다.
• 민원 1회 방문 처리제
  민원을 한번 신청하신 후 김천교육지원청을 2회 이상 방문하시지 않도록 민원 1회 방문처리제를 성실히 이해하겠습니다.
• 민원 서류 간소화 이행
  법령이 정한 서류 외에는 어떠한 서류도 요구하지 않으며 기관 내부의 행정 정보 자료 등으로 해결할 수 있는 경우에는 자체적으로 확인하여 보완하겠습니다.
• 민원인의 비밀보장
  민원인의 민원은 개인정보와 비밀을 지키기 위해 ‘공공기관의 개인정보에 관한 법률’을 준수함으로써 민원인의 권리와 이익을 보호하겠습니다.
• 행정정보공개 운영
  민원인께서는 민원행정에 대한 필요한 정보나 자료 및 행정 절차에 관한 서비스를 요구하실 수 있습니다.(공공기관정보공개에 관한 법률 제8조제1항)
  
  민원과 관련한 교육행정에 관련한 전반적인 처리과정에 대하여는 인터넷(http://www.gbe.kr/gc/main.do)으로 공개하여 행정정보공개제도를 충실히 이행하겠습니다.
  
  우리교육지원청의 역할과 기능, 사업과 정책을 고객이 쉽게 이해하고 찾을 수 있도록 홈페이지에 충실히 제시하겠습니다.
• 행정제도의 개선
  학생, 학부모 등 민원에 대한 불편한 제도나 관행을 우리 스스로 발굴 검토하여 고객 중심으로 끊임없이 개선해 나가겠습니다.

잘못된 서비스의 시정 및 보상조치

• 담당자의 잘못으로 고객이 두 번이상 방문하실 경우
  
  • 우선적으로 업무를 처리해 드리고
  • 관련 공무원이 정중히 사과 드리고 5,000원 상당의 보상(도서상품권)을 하여 드리겠습니다.

• 전화를 하셨거나 받으셨을 때 불친절한 경우
  
  • 연락을 주시면 해당 공무원을 주의.교육시키고
  • 관련 공무원이 정중히 사과 드리겠습니다.

• 민원접수 후 5일 이내에 중간연락이 없거나 무성의하게 처리하여 불만을 제기하신 경우
  
  • 조치하여 그 결과를 1일 이내에 알려드리고
  • 업무처리상의 잘못이 확인된 경우에는 관련 공무원이 정중히 사과 드리겠습니다.

• 민원이 법정처리기한 내에 처리되지 못한 경우
  
  • 사실 확인후 3시간이내에 지연처리 사유와 처리 예정일을 담당자가 고객에게 알려 드리고
  • 관련 공무원이 정중히 사과 드리고 5,000원 상당의 보상(도서상품권)을 하여 드리겠습니다.

고객참여와 의견제시 방법

• 저희들이 제공한 서비스에 대하여
  불친절 불만족을 느끼셨을 경우 또는 개선하여야 할 사항이 있을 경우 문서, 전화, 우편, FAX, 인터넷 및 고객 카드등을 통하여 의견을 제시해 주시면 3일 이내에 검토하여 그 결과를 통보하여 드리겠습니다.

고객만족도 조사와 결과 공표

• 저희가 제공하는 서비스에 대해
  고객만족도 조사를 매년 1회 실시하겠습니다.
• 고객만족도 조사 결과를
  김천교육지원청 홈페이지를 통하여 공표 하겠으며, 또한 조사결과를 토대로 잘못된 점들을 시정하여 보다 나은 서비스를 제공할 수 있도록 최선의 노력을 다하겠습니다.