사무실 응대요령

사무실에 민원인이 방문 했을때

• 사무실에 찾아오는 손님에게는 항상 일어나서 인사 : 진심으로 환영하는 표정으로 인사해 상대방이 사무실 분위기에 친근감을 가지도록
• 용무를 묻기 전에 먼저 착석하도록 권유 : 하던 일을 멈추고 손님이 기다리지 않도록
• 용건에 대한 안내 시 정확하고 친절하게 : 민원인의 복장과 지위에 따라서 접대의 차이를 두지 않도록 유의
• 찾는 사람이 부재중일 경우 : 메모 전달의사를 확인하고 전해드릴 것을 약속

말하는 자세

• 맑고 명랑한 표정 유지
• 정확한 발음, 맑은 목소리, 적당한 속도로 대화
• 상대방이 알아듣기 쉽게 어휘 사용 및 표현
• 상대의 관심과 흥미에 초점을 맞추어 대화

듣는 자세

• 상대방을 정면으로 응시
• 편안한 자세로 : 팔이나 다리를 꼬지 않고
• 가끔 상대 쪽으로 몸을 기울이는 등 자연스럽게 맞장구
• 시선을 자주 마주치도록 : 치켜뜨거나 노려보는 것은 실례가 되지만, 상대의 눈을 보지 않으면 무시하는 것으로 느껴질 수 있음

명함주고 받는 요령

• 이름이 상대방 쪽에서 보이게끔 오른손으로 주도록
• 반드시 일어서서 "○○에 있는 ○○○입니다."라고 통성명을 하면서
• 상대가 두 사람 이상일 때에는 상급자에게 먼저 주도록
• 맞교환 할 때는 왼손으로 받고 오른손으로 건네주며
• 받은 명함은 즉석에서 보고, 읽기 어려운 글자는 바로 물어보도록
• 명함을 만지작거리지 말고 반드시 상의 윗주머니에 넣도록
• 받은 명함은 잘 정리하여 명함철에 보관