고객을 맞이하는 우리의 자세

고객이 직접 방문하시는 경우

• 고객 중심의 편리한 서비스 환경으로 맞이하겠습니다.
• 보다 편안하고 빠른 서비스를 받으실 수 있도록 사무실을 고객중심으로 배치하겠습니다.
• 소속 직원들의 사진과 담당업무를 명시한 좌석배치도를 사무실 입구에 비치하여 방문고객이 30초 이내에 담당자를 찾을 수 있도록 하겠습니다.
• 고객 우선의 친절서비스 자세를 갖추겠습니다.
  • 전 직원은 책임 있는 행정을 위하여 항상 명찰을 패용하여 방문 민원인이 필요한 부서 및 담당직원을 쉽게 찾을 수 있도록 하겠습니다.
  • 업무담당자가 없을 경우에는 업무대행자를 지정하여 재 방문에 따른 고객의 불편을 해소시키겠습니다.
  • 장애인이나 노약자가 방문하실 경우 미리 전화를 주시면 약속시간 3분전에 안내원이 대기하여 업무에 불편함이 없도록 안내하겠습니다.
• 신속하게 담당자를 안내하겠습니다.
  • 방문 고객을 먼저 본 직원은 항상 밝은 얼굴과 반가운 마음으로 인사와 함께 고객이 30초 이내에 담당자를 찾을 수 있도록 하겠습니다.
    "어서 오십시오! 무엇을 도와드릴까요·"
  • 업무담당자가 없을 때에는 즉시 다른 공무원이 응대하고, 담당자가 청내에 있을 때에는 1분 이내에 고객과 면담이 이루어지도록 조치하겠습니다.
• 고객을 정중하고 반갑게 맞도록 하겠습니다.
  • 다른 업무를 처리 중에 고객이 직접 방문하셨을 때는 즉시(10초 이내) 하던 일을 중단하고 밝은 얼굴로 정중한 인사를 드리겠습니다.
    “어서 오십시오! 저는 ○○○에서 ○○업무를 담당하고 있는 □□□입니다.”
  • 고객이 업무를 마치고 돌아가실 때에는“안녕히 가십시오. 찾아주셔서 고맙습니다.”라고 따뜻이 배웅 인사를 하겠습니다.

고객이 전화로 문의하시는 경우

• "얼굴없는 만남"에 반가움을 전하겠습니다.
  • 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 신속히 받고, 밝은 목소리로 먼저 인사를 하겠습니다.
    “정성을 다하겠습니다. ○○○ ○○업무담당자 □□□입니다.”
  • 통화 중에는 항상 친절한 목소리로 민원인의 이야기를 충분히 경청한 후 대답하겠으며 의견을 명확히 이해하기 위하여 말씀 중 중요부분을 1회 이상 반복하여 확인하겠습니다.
• 신속하게 담당공무원을 연결하여 드리겠습니다.
  • 다른 직원과 전화를 연결할 경우 찾고자 하는 부서의 전화번호를 먼저 말씀드리고 해당부서로 연결하겠습니다.
    “○○업무(□□□담당자)는 ▽▽▽과에서 하고 있습니다. 혹시 중간에 끊어지면 죄송하지만 ○○○-○○○○로 다시 한번 전화해 주십시오. 전화를 연결해 드리겠습니다.”
  • 담당자가 없을 때는 부재사유를 설명하고 메모를 남겨 30분 이내에 직접 담당자가 전화를 드릴 수 있도록 조치하겠습니다.
  • 통화가 끝나면 반드시 끝인사를 하고, 민원인이 먼저 전화를 끊으신 다음에 수화기를 내리겠습니다.
    " 전화를 주셔서 감사합니다. 좋은 하루가 되십시오."

고객이 우편, 인터넷, FAX로 문의하시는 경우 신속·정확하게 업무가 처리되도록 하겠습니다.

• 우편, 인터넷, FAX로 민원을 제출하신 경우 접수 후 1시간 이내에 담당자에게 전달하겠습니다.
• 우편 또는 FAX로 민원을 신청하신 경우 민원부서에서 담당자에게 인계한 후 3시간 이내에 업무담당자의 인적사항과 처리절차 등을 연락드려 고객의 궁금증을 해소하여 드리겠습니다.
• 우리교육지원청 홈페이지에 탑재한 각종 민원에 대하여는 해당 부서로 이송, 검토, 처리하여 3일 이내에 답변 또는 처리할 수 있도록 조치하겠습니다.

직원이 다른 기관을 방문하는 경우

• 약속문화를 정착시키겠습니다.
  • 방문하기 전에 전화 등으로 방문 목적과 시간을 약속하겠습니다.
  • 몸가짐을 단정히 하고 약속시간을 정확하게 지키겠습니다.
  • 항상 신분증을 제시하고 사후연락 등 민원편의를 위하여 소속, 직, 성명, 연락처를 알려 드리겠습니다.
  • 방문지에서 업무처리 결과를 분명하게 설명하여 드리겠습니다.

교육행정업무를 처리하는 자세

• 행정정보공개 운영
  • 고객께서는 민원행정에 대한 필요한 정보나 자료 및 행정 절차에 관한 서비스를 요구하실 수 있습니다.(공공기관정보공개에관한법률 제8조 제1항)
  • 민원행정에 관련한 처리과정을 인터넷(청도교육지원청홈페이지)으로 공개하고 행정정보공개제도를 충실히 운영하겠습니다.
  • 행정정보제공을 위하여 대한민국 법령, 현행자치법 법규집, 민원사무편람, 관보, 군보, 필요한 도서를 비치하여 항상 열람토록 하겠습니다.
  • 고객의 알권리를 정착시키고 교육 참여를 위한 행정정보공개제도의 정보공개 결정통지기한을 현행 10일까지를 7일 이내로 단축시키겠습니다.
  • 처리내역(공개·부분공개·비공개) 여부를 우편으로 발송하기 1일전에 전화로 우선 처리내역을 통지하겠습니다.
• 민원행정실명제 실천
  • 모든 민원처리 및 업무추진에 있어서 처리부서, 담당자 성명 및 E-mail,상급자 성명, 전화, Fax번호, 홈페이지 주소 등을 기재한 민원행정실명제를 성실히 이행하겠습니다.
• 민원 1회 방문처리제
  • 민원을 한번 신청하신 후 청도교육지원청을 2회 이상 방문하시지 않도록 민원 1회 방문처리제를 성실히 이행하겠습니다.
• 중간처리상황 및 결과 통보
  • 고객의 알권리를 충족시키기 위하여 처리기간 3일 이내의 민원은 접수와 동시에 신속히 처리하며 처리기한이 7일 이상 소요되는 민원은 반드시 3일 이내에 전화, FAX, 인터넷 등 중간처리 상황을 알려 업무 진행에 불편함이 없도록 하겠습니다.
  • 민원 만족도 향상을 위해 민원처리가 완료된 후 처리결과를 문자서비스를 통해 안내하겠습니다.
• 민원서류 간소화
  • 법령이 정하지 않은 서류는 일체 요구하지 않으며 기관 내부의 행정 정보자료 등으로 해결할 수 있는 경우에는 자체적으로 확인하여 보완하겠습니다.
• 고객의 비밀보장
  • 고객의 민원은 개인정보와 비밀을 지키기 위해‘공공기관의 개인정보에 관한 법률’을 준수함으로써 민원인의 권리와 이익을 보호하겠습니다.
• 행정제도의 개선
  • 민원에 대한 불편한 제도나 관행을 우리 스스로 발굴·검토하여 고객 중심의 서비스가 되도록 끊임없이 개선해 나가겠습니다.

잘못된 서비스에 대한 시정 및 보상

공무원의 잘못으로 고객이 두 번 이상 방문하였을 경우

• 담당공무원의 정중한 사과와 함께 우선적으로 업무를 처리해 드리고 1회 재방문에 10,000원상당의 문화상품권 등을 보상해 드리겠습니다.

서비스이행표준의 미실천 및 불친절 또는 불만족했을 경우

• 전화를 하셨거나 받으셨을 때 불친절하거나 만족하지 못하신 경우
  • 해당공무원을 재교육하고, 3회 이상 누적될 경우 그에 상응하는 인사 상 불이익 등 적절한 조치를 취하겠습니다.
• 민원접수 후 약속한 중간연락(처리기한의 매 1/3)이 없거나 무성의하게 처리하여 불만을 제기한 경우에는 사실 확인 후 결과를 3시간 이내에 지연처리사유와 처리예정일을 고객에게 알려 드리겠습니다.
• 민원이 법정처리기한 내에 처리되지 못한 경우에는 신고접수 또는 사실 확인 후 1시간 이내에 지연처리사유와 처리예정일 알려드리고 정중한 사과와 함께 10,000원 상당의 문화상품권 등을 보상해 드리겠습니다.

고객참여와 의견 제시 방법

• 시책수립과 추진과정에서 민원인께서 보내주신 의견에 대하여는효율성과 실효성, 그리고 비용절감효과 등 다각적인 검토를 실시하고 1개월 이내 채택 또는 반영여부를 통보하여 드리겠습니다.
• 고객께서 불친절·불만족을 느끼셨거나 개선해야 할 사항이 있을 경우 문서, 전화, 우편, Fax, E-mail 등을 통해 의견을 제시하여 주시면 3일 이내 검토 결과를 통보하여 드리겠습니다.
• 의견 제출, 신고 또는 연락하실 곳
• 고객 불만사항 신고는 아래의 창구를 이용하여 주시기 바랍니다.
• 건명 : 공직자 부조리 신고
• 담당부서 : 행정지원과 행정지원담당
• 전화번호 : 054)370-1160~6
• FAX : 054)372-1904
• 우 편 : (38335) 경북 청도군 청도읍 남성현로 31
• 인터넷 : http://www.cheongdo-e.go.kr : 전자민원

고객 만족도 조사와 결과 공표

• 우리가 제공하는 서비스에 대한 고객만족도조사를 매년 1회 이상 실시하겠습니다.
• 고객만족도조사 결과를 토대로 잘못된 점을 즉시 시정하여 보다 나은 서비스를 제공할 수 있도록 최선의 노력을 다하겠으며, 이에 관한 조치 계획을 고객만족도조사 결과 발표 후 2개월 이내에 경상북도청도교육지원청 인터넷홈페이지 등을 통하여 공표 하겠습니다.

고객에게 협조를 부탁하는 말씀

• 모든 고객께서는 친절하고 공정한 행정서비스를 받을 권리가 있으므로 때와 장소를 가리지 말고 적극적인 권리 행사를 바랍니다.
• 익명이나 가명으로 민원을 신청하시면 회신이 불가하오니 반드시 신청인의 주소, 성명을 기재하여 주시기 바랍니다.
• 담당공무원의 불친절·불편 등 잘못된 점 또는 잘한 점 등을 지적해 주시면 긍정적으로 검토하여 발전의 계기로 삼겠습니다.