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기록관 안내


기록물이란

기록물이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수하는 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말합니다.

기록관의 정의

기록관은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구입니다.
「경상북도경주교육지원청기록관설치·운영규정 제3조」

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기록관 설치 근거

공공기록물관리에 관한 법률 제13조(기록관)

동법시행령 제10조(기록관 설치)

동법시행규칙 제2조(기록관 설치기준 및 관리기준)

기록관리업무

기록물관리란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말합니다.

기록관리는 기록을 적법·적절하게 생산·관리하고 불필요한 기록을 적시에 폐기하여 증거적 가치 및 영구보존 가치가 있는 기록을 효율적으로 보존하고 검색·활용할 수 있게 하는 일을 말합니다.

기록은 설명책임성(accountability)과 증거성을 갖는 기록된 정보를 의미합니다. 정보화시대의 기록관리는 훨씬 복잡하고 다양하며 전문적인 업무로서, 단순한 문서보관과는 구별됩니다.

기록관리업무 3단계

기록관리는 다음과 같은 흐름으로 진행됩니다.

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처리과

처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 합니다.

  • 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 꼭 필요한 기록을 경제적·효율적으로 생산해야 한다는 것입니다.
  • 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.

기록관

기록관은 기록물의 보존·관리 및 활동 등 해당 기관 기록물 관리 업무의 전담기구로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고, 영구 기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 영구 기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담합니다.

  • 기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당합니다.
  • 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적 · 물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행합니다.

영구기록관리기관

영구기록물관리기관은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립합니다.

  • 증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존합니다.
  • 보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공합니다.
  • 기록관리 기술 및 기법을 연구하고 표준화하여 이를 보급합니다.
  • 일선 조직이나 기관에서 영구적으로 보존할 기록을 수집하거나 이관받아 정리하여 보존합니다.
  • 공공기관의 기록물관리 추진실적을 종합평가하여 우수기관 및 유공공무원을 표창하여, 기록물관리 제도의 조기정착과 업무종사자들의 관심과 사기를 진작합니다.

기록관리 표준업무 처리도

기록관은 기관 내 처리과에서 기록을 생산할 때 일정한 수준이 유지되도록 기록관리기준표를 통해 제어하며, 각 처리과에서 생산된 기록물의 정보를 취합 유지하고, 이것을 토대로 기록물 관리에 대한 일정 및 방법 등 계획을 수립합니다.
그리고 영구 기록물관리기관으로의 이관과 서고 관리, 기록물에 대한 정보공개, 보존기간이 경과한 기록물에 대한 심의를 통한 폐기 등 기록관리 전반의 업무가 이루어지게 됩니다. 기록관에서 수행해야 하는 업무기능은 그림과 같습니다.

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기록관 시설 및 보유장비 현황

위치: 청사 2층

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시설현황

시설현황
서고면적 작업공간 위치

51㎡

7㎡

2층

장비현황

장비현황
항온·항습기

1대

이동식서가

복식이동6대

온습도계

1대

고정식서가

단식고정2대

소화장비

가스식 소화기 2대

컴퓨터, 프린트

각 1대

기록물 보유현황 (2018년 1월 기준)

시설현황
영구 준영구 30년 10년 5년

1,437

2,822

263

2,789

3,183

10,494

담당자 정보

  • 담당부서행정지원과
  • 담당자김금아
  • 전화054-740-9117
  • 담당자 업데이트일자2020-08-31