고객이 우리교육지원청을 방문하실 경우 현관 입구에 청사 안내 게시판을 부착하여 고객이 필요로 하는 사무실 위치를 1분 이내에 알려드리겠습니다.
모든 사무실입구에 사진이 부착된 직원배치도를 게시하며 모든 직원은 항상 명찰을 패용하여 담당직원을 쉽게 찾을 수 있도록 하겠습니다.
고객의 상담을 제외한 다른 업무처리중에 방문하신 고객을 대하게 되면 "어서 오십시오" 라는 말과 함께 의자를 내어 드린 후 "잠시만 기다리십시오" 라고 양해를 구한 후 10초 이내로 하던 일을 중단 하고 말씀을 경청하겠습니다.
우리 교육지원청을 방문하시는 모든 고객에 대하여 "어서 오십시오", "무슨 일로 오셨습니까?", "무엇을 도와 드릴까요?" 등 찾아오신 고객을 친절히 맞이하도록 하겠습니다.
방문하시는 모든 고객과 장애인을 위하여 고객 및 장애인 전용주차장을 청사 앞에 확보하겠으며, 장애인이나 노약자의 편의를 위해 방문 전에 전화를 주시면 약속시간 5분전에 현관 입구에서 맞이하여 업무처리 담당자에게 안내하여 드리겠습니다.
교육지원청을 찾아오신 모든 고객을 위하여 편안하고 쾌적한 공간을 마련토록 노력하겠습니다.
일간지 및 잡지, 기타 민원안내 문서를 비치하여 고객께서 기다리시는동안 지루하지 않도록 하겠습니다.
복사기, 팩스, 전화기, PC, 프린터, 무선와이파이 등을 설치하여 업무에 지장이 없도록 준비하겠습니다.
찾으시는 담당자가 부재중일 경우 용건을 정리하여 담당자에게 전달하겠으며 고객이 원하시는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
고객이 용무를 마치고 가실 때에는 찾아오신 용무에 대한 궁금증 해소 및 이해가 되는지를 확인하고, 정중히 "안녕히 가십시오."라고 인사를 드리겠습니다.
2.전화 민원
전화는 벨소리가 3회 이상 울리기 전에 "감사합니다. 포항교육지원청 ○○과 ○○○입니다." 라고 상대방이 알아듣기 쉽도록 신속하고 친절히 받겠으며 3회 이상 울린 후 받을 때에는 "감사합니다.포항교육지원청 ○○과 ○○○입니다. 늦게 받게 되어 죄송합니다." 라고 친절하게 먼저 인사드리겠습니다.
타 부서 업무에 대한 문의 시 "전화를 ○○과 ○○○에게 돌려드리겠습니다. 혹시 전화가 연결되지 않으면 288-○○○○(으)로 전화하셔서 ○○○를 찾아 주시기 바랍니다." 라고 친절히 안내하여 드리겠습니다.
고객이 찾으시는 담당자가 부재중일 경우에는 전화를 건 고객의 소속, 이름, 용건, 전화 받은 날짜와 시간, 회신의 필요성 여부, 상대방의 전화번호 등을 메모한 뒤 자신의 이름을 기재하여 담당자에게 전달하겠으며 고객이 요구하실 경우 1시간(근무시간)이내에 원하는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
대화가 끝났을때는『더 궁금한 사항은 없으십니까? 전화 주셔서 고맙습니다. 좋은 하루 되세요.』 등 상황에 맞는 인사를 드린 후 고객이 수화기를 내려놓은 것을 확인한 다음 전화를 끊겠습니다.
3.우편·인터넷·팩스로 서비스를 요청하시는 경우
우편 과 인터넷 또는 팩스로 민원을 신청하신 경우 접수 후 즉시 담당자에게 전달하겠으며 인터넷을 통하여 각종 민원서식 및 처리절차 등을 제공하도록 하겠습니다.
고객이 처리절차에 대하여 궁금해하지 않도록 민원 접수 후 처리 부서에서 1일 이내에 업무담당자의 인적사항과 처리절차 등을 연락드려 고객이 궁금해 하지 않도록 하겠으며, 방문수령 또는 우편, 팩스 중에서 고객이 원하는 방법으로 처리민원 서류를 교부하도록 하겠습니다.