공문서 작성

주요내용

가. 작성 기준

• 1) 공문서 전자적 처리
• 2) 국어기본법 제3조 제3호에 따른 어문규범 준수
• 3) 문서 내용은 간결하고 명확하며 이해하기 쉽게 작성
• 4) 국립국어원 등에서 선정한 행정용어 순화어 활용

나. 작성 시 유의사항

• 1) (정확성) 정확한 용어 사용 및 문법에 맞게 문장을 구성하며 올바른 표현으로 사실이 왜곡되지 않도록 작성
• 2) (용이성) 상대방의 입장에서 이해하기 쉽고 알기 쉬운 용어로 작성하고 구체적이고 개별적인 용어 사용
• 3) (성실성) 성의있고 진실하게 작성하되, 상대방에게 불쾌감을 주거나 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어 사용
• 4) (간결성) 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현

다. 공문서의 전자적 처리

• 1) 공무상 작성 또는 처리되는 모든 문서는 전자결재가 원칙
  • 인사 및 채용 관련 보안 문서, 감사결과 등 일부 문서 제외
• 2) 심의위원회 의결서 등 간이서식 등록으로 전자결재 유도

라. 공문서 용어 순화

관련 공문: 「올바른 공문서 작성 방법 및 수신그룹 안내」 총무과-3767(2020. 3. 17.) 참조]

• 1) 권위적 용어는 부드럽고 친숙한 표현으로, 강압적 용어는 상대방을 배려하는 용어로 변환
  • 권위적·가압적 용어 순화 자료(18개)
• 2) 어려운 한자어 및 외래어는 우리말 등 순화된 용어로 변환
  • 한자어 순화 자료(165개), 외래어 순화 자료(157개)

마. 공문서의 올바른 작성

• 1) 문서의 구성(두문, 본문, 결문)에 따른 작성
• 2) 결재의 종류(결재, 전결, 대결) 표시
• 3) 학교 발송 공문서의 경우 준수사항 명시

바. 공문서 작성의 실제

사. 공문서의 결재

• 1) 결재
  • 법령에 따라 소관 사항에 대한 행정기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(주로 행정기관의 장)가 직접 그 의사를 결정하는 행위
  • 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 문서는 해당 행정기관의 장의 결재를 받되, 보조(보좌)기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조(보좌)기관의 결재를 받아야 함
• 2) 전결
  • 행정기관의 장으로부터 업무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자(보조기관·보좌 기관·업무담당 공무원)가 행하는 결재
  • 그 위임전결사항은 해당 기관장이 정함
• 3) 대결
  • 대결이란 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재
  • 대결한 문서 중에서 내용이 중요하다고 판단되는 문서는 결재권자에게 사후 보고 해야 함

아. 학교 공문서 준수 사항

관련서식

[서식-행정기관-2-1-1-1] 공문서 작성 예시 1[서식-행정기관-2-1-1-2] 공문서 작성 예시 2