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공문서 작성


공문서 작성

주요내용

가. 작성 기준
  • 1) 공문서 전자적 처리
  • 2) 국어기본법 제3조 제3호에 따른 어문규범 준수
  • 3) 문서 내용은 간결하고 명확하며 이해하기 쉽게 작성
  • 4) 국립국어원 등에서 선정한 행정용어 순화어 활용
나. 작성 시 유의사항
  • 1) (정확성) 정확한 용어 사용 및 문법에 맞게 문장을 구성하며 올바른 표현으로 사실이 왜곡되지 않도록 작성
  • 2) (용이성) 상대방의 입장에서 이해하기 쉽고 알기 쉬운 용어로 작성하고 구체적이고 개별적인 용어 사용
  • 3) (성실성) 성의있고 진실하게 작성하되, 상대방에게 불쾌감을 주거나 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어 사용
  • 4) (간결성) 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현
다. 공문서의 전자적 처리
  • 1) 공무상 작성 또는 처리되는 모든 문서는 전자결재가 원칙
    • 인사 및 채용 관련 보안 문서, 감사결과 등 일부 문서 제외
  • 2) 심의위원회 의결서 등 간이서식 등록으로 전자결재 유도
라. 공문서 용어 순화

관련 공문: 「올바른 공문서 작성 방법 및 수신그룹 안내」 총무과-3767(2020. 3. 17.) 참조]

  • 1) 권위적 용어는 부드럽고 친숙한 표현으로, 강압적 용어는 상대방을 배려하는 용어로 변환
    • 권위적·가압적 용어 순화 자료(18개)
  • 2) 어려운 한자어 및 외래어는 우리말 등 순화된 용어로 변환
    • 한자어 순화 자료(165개), 외래어 순화 자료(157개)
마. 공문서의 올바른 작성
  • 1) 문서의 구성(두문, 본문, 결문)에 따른 작성
  • 2) 결재의 종류(결재, 전결, 대결) 표시
  • 3) 학교 발송 공문서의 경우 준수사항 명시
바. 공문서 작성의 실제
  • 기안문·시행문은 두문·본문·결문으로 구성
    • 두문: 행정기관명, 수신, 경유
    • 본문: 제목, 내용, 붙임
    • 결문: 발신명의, 기안·검토·협조·결재권자 직위 또는 직급, 등록번호, 행정기관 정보 등
사. 공문서의 결재
  • 기안자, 검토자, 협조자 및 결재권자의 직위(직급)를 온전하게 나타내고, 서명을 그대로 표시하도록 한 것은 의사결정 과정과 참여자를 알 수 있도록 하여 행정의 책임성·투명성을 높이기 위한 것임 → 정책실명제 실현
  • 1) 결재
    • 법령에 따라 소관 사항에 대한 행정기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(주로 행정기관의 장)가 직접 그 의사를 결정하는 행위
    • 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 문서는 해당 행정기관의 장의 결재를 받되, 보조(보좌)기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조(보좌)기관의 결재를 받아야 함
  • 2) 전결
    • 행정기관의 장으로부터 업무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자(보조기관·보좌 기관·업무담당 공무원)가 행하는 결재
    • 그 위임전결사항은 해당 기관장이 정함
  • 3) 대결
    • 대결이란 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재
    • 대결한 문서 중에서 내용이 중요하다고 판단되는 문서는 결재권자에게 사후 보고 해야 함
아. 학교 공문서 준수 사항
학교 공문서 준수 사항
영 역 내 용

1. 단위 학교부담 최소화


  • 통계 자료는 교육정보통계시스템(EDS), 정보공시, 교육통계 활용
    • 학교에 통계 자료 요구 전 반드시 EDS 추출 가능 여부를 반드시 확인
  • 국정, 행정감사 등 요구 자료는 기존 보유자료 최대한 활용
  • 불필요한 자체 세부계획 수립 요구 지양("학교 자체 계획 수립 불필요" 명시)
  • 각종 계획 수립.발송시 "학교 역할" 반드시 명시
  • 의무적 행사 실시 및 실적 제출 요구 지양
  • 학교에서 교직원 연수, 학부모 홍보를 시행해야 하는 공문 발송 시
    • 연수자료, 가정통신문, 설문지 등 예시(안) 첨부 시행
  • 신규 사업 계획 시달 시 업무 프로세스 제시
    • 업무의 흐름, 절차, 예시(안), 서식 등
  • 연수 인원 모집 시 교육지원청별, 학교별 인원 할당 지양
  • 학교에 안내 공문 발송 시 공문 게시 적극 활용(ex. 학교행사, 전화번호, 방송시청 안내 등)
  • 물품관리전환 소요조회는 본청 홈페이지/K-에듀파인 재정공개/ 물품/관리전환소요조회 게재로 갈음할 수 있음
  • 중학교 분교에 공문이 누락되지 않도록 주의
  • 계획, 연수, 행사 등 → 해당학교만 수신자로 지정


2. 공문서 질적 생산

  • 공문서 제목 앞에 [공문 성격] 명시: [제출, 참석, 긴급, 공지, 알림 등]
    ex) [제출] 2021년 학교업무정상화 추진 실적 제출
  • '해당없을 경우 보고 생략' 명시 의무화
  • 첨부물 5쪽 이내 작성(지침, 계획서 제외)
    • 10쪽 이상 공문 “요약” 작성
  • 보고 기일 5일 이상 확보(긴급공문 제외)
  • 문서의 파급범위 기재

본 공문은 본청 관 및 각과, 직속기관, 교육지원청,공·사립 유·초·중·고·특수학교에 발송합니다.

본 문서의 파급범위는 도교육청 및 교육지원청입니다.

3. 도교육청 공문발송단계 축소

  • 공문 성격과 내용을 고려하여 도교육청 → 해당 학교로 직접 공문 발송 적극 권장
    • 학교 보고일, 제출방법, 제출처(교육지원청 00과) 별도 표기
      예시 담당기관 제출기한 제출방법 제출처 비고

      학교

      2022. 6. 20.(월)

      업무관리시스템으로【붙임1】 작성 제출

      교육지원청0000과


      교육지원청

      2022. 6. 24.(금)

      업무관리시스템으로【붙임1】 수합 제출

      도교육청0000과


    • 교육지원청에서는 관내 학교로 재발송(이첩) 금지

      단, 교육지원청에서 별도 계획을 수립할 필요가 있거나, 지휘·감독·추진해야 할 정책사업 관련 공문 제외

4. 공문 게시활용


  • 단순 안내, 홍보, 외부기관 협조 공문은 게시 적극 활용
    • 학교행사, 공사로 인한 행정서비스 중단, 업무분장, 전화번호 안내, 방송 시청 안내 등 공문 게시 활용
    • 각종 제출, 보고 등의 공문은 게시 금지


5. 학교 부담공문서 생산금지

위 사항은 준수하여 학교에서 공문서 처리 부담이 경감되도록 노력

관련서식

[서식-행정기관-2-1-1-1] 공문서 작성 예시 1[서식-행정기관-2-1-1-2] 공문서 작성 예시 2

담당자 정보

  • 담당부서총무과
  • 담당자이승미
  • 전화054-805-3633
  • 담당자 업데이트일자2024-03-18