문서의 개요

주요내용

1. 공문서의 개념

• 행정상: 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서
• 법률상
  • 「형법」: 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서
  • 「민사소송법」: 문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정 한때에는 이를 진정한 공문서로 추정

2. 문서의 필요성

• 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때
• 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때
• 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때
• 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 때
• 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

3. 문서의 기능

• 의사의 기록·구체화: 문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 가짐
• 의사의 전달: 문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 가짐
• 의사의 보존: 문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 가짐
• 자료 제공: 보관·보존된 문서는 필요한 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공
• 업무의 연결·조정: 문서의 기안·결재 및 협조 과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결·조정 기능을 수행하게 됨

4. 문서의 종류

• 작성주체에 의한 구분: 공문서, 사문서
• 유통대상 여부에 의한 구분
  • 유통되지 않는 문서: 내부결재문서
  • 유통대상 문서: 대내문서, 대외문서, 발신자와 수신자 명의가 같은 문서
• 문서의 성질에 의한 구분
  • 법규문서: 주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법·법률·대통령령·총리령·부령·조례 및 규칙 등에 관한 문서
  • 지시문서: 훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서(행정법에서는 행정규칙 또는 행정명령이란 용어로 사용)

    지시문서

    훈령	상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령
    지시	상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적·구체적으로 발하는 명령
    예규	행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적인 행정업무의 처리기준을 제시하는 문서로서 법규문서를 제외한 문서
    일일명령	당직·출장·시간외근무·휴가 등 일일업무에 관한 명령

  • 공고문서: 고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서

    공고문서

    고시	법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서
    공고	일정한 사항을 일반에게 알리는 문서

  • 비치문서: 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장·카드 등의 문서
  • 민원문서: 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서
  • 일반문서: 위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말하며 특수한 것으로서 회보와 보고서가 있음

    일반문서

    회보	행정기관의 장이 소속 공무원이나 하급기관에 업무연락·통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서
    보고서	특정한 사안에 관한 현황 또는 연구·검토 결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서

5. 문서의 성립과 효력발생

• 문서의 성립 요건
  • 행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성되어야 함
  • 위법·부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 함
  • 법령에 규정된 절차 및 형식을 갖추어야 함
• 문서의 성립시기: 결재권자가 해당 문서에 대하여 서명(전자이미지서명·전자문자서명 및 행정전자 서명 포함)의 방식으로 결재함으로써 성립
  • 서명: 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서 제외)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것
  • 전자이미지서명: 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것
  • 전자문자서명: 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것
  • 행정전자서명: 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 「전자정부법 시행령」 제29조에 따른 인증기관으로부터 인증을 받은 것

  Tip

  <행정전자서명의 인증>

  「전자정부법 시행령」 제28조에 따른 인증관리센터가 인증 업무 수행

  <행정전자서명의 효력>

  인증 받은 행정전자서명이 있으면 그 행정전자서명이 서명자의 서명이고, 그 전자문서는 행정전자서명이 된 후에 내용이 변경되지 아니하였다고 추정(전자서명법 제3조)

• 문서의 효력발생에 대한 입법주의
  • 표백주의(表白主義): 문서가 성립한 때 즉 결재로써 문서의 작성이 끝난 때에 효력이 발생
  • 발신주의(發信主義): 성립한 문서가 상대방에게 발신된 때 효력이 발생
  • 도달주의(到達主義): 문서가 상대방에게 도달해야 효력이 발생
  • 요지주의(了知主義): 상대방이 문서의 내용을 안 때에 효력이 발생
• 문서의 효력발생 시기
  • 일반원칙(도달주의 원칙): 수신자에게 도달됨으로써 그 효력이 발생하되, 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력됨으로써 그 효력이 발생
  • 공고문서의 효력발생: 고시, 공고 등 공고문서는 그 문서상에 효력발생 시기를 명시하고 있지 않으면 그 고시 또는 공고가 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생

관련규정

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제3조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제4조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제6조

2020 행정업무 운영 편람[행정안전부]