공문서 작성 방법

주요내용

1. 두문

• 행정기관명: 기안한 부서가 속한 행정기관명 표시
• 수신자 표시
  • 수신자가 없는 내부결재문서의 수신란에는 ‘내부결재’로 표시
  • 수신자가 있는 경우
    • 수신란에 해당 기관장의 직위(수신명) 기재
    • 그 다음 ( )안에 그 업무를 처리할 부서 직위 기재

2. 본문

• 제목: 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 기재
• 본문의 항목 구분
  • 항목의 표시
    문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, ―, • 등과 같은 특수한 기호로 표시

    구분, 항목기호, 비고

    구 분	항 목 기 호	비 고
    첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목	1., 2., 3., 4., … 가., 나., 다., 라., … 1), 2), 3), 4), … 가), 나), 다), 라), … (1), (2), (3), (4), … (가), (나), (다), (라), … ①, ②, ③, ④, … ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …	둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우, 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거), 거, 너., 너), (너), 너 … 등 단모음 순으로 표시

  • 표시위치 및 띄우기
    • 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작
    • 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작
    • 항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬(예시: Shift + Tab 키 사용)
    • 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄움
    • 항목이 하나만 있는 경우 항목 기호를 부여하지 아니함

      수신vv○○○장관(○○○과장)

      (경유)

      제목vv○○○○○

      1.v○○○○○○○○○○○

      vv가.v○○○○○○○○○○○

      vvvv1)v○○○○○○○○○○○

      vvvvvv가)v○○○○○○○○○○○

      vvvvvvvv(1)v○○○○○○○○○○○

      2.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○vvv○○○○

  • 본문 아래 항목이 하나만 있는 경우
    • 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 등부터 시작 (둘째 항목: 가., 나....)
    • 첫째 항목은 왼쪽 기본선부터 시작
      • * 공문서 여백: 위(3cm)·왼쪽(2cm) 기본선, 아래·오른쪽(1.5cm) 한계선

        수신vv○○○장관(○○○과장)

        제목vv○○○○○

        문서관리교육을 다음과 같이 실시하오니 참석하여 주시기 바랍니다.

        1.v일시:v○○○○○

        2.v장소:v○○○○○○○○○○○

        3.v참석대상:v○○○○○○○○○○○.vv끝.

• 숫자 등의 표시
  • 숫자: 아라비아 숫자로 표시
  • 날짜: 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표로 표시

    예시

    예시	2019년 3월 9일(×) 2019.03.09.(×) → 2019. 3. 9.(○) 2019. 2. 25.(월)∨~∨2. 27.(수)(×) → 2019. 2. 25.(월)~2. 27.(수)(○) 2019. 4. 5, 2019. 4. 12.(×) → 2019. 4. 5., 2019. 4. 12.(○) 2019. 1월~2019. 3월(×) → 2019. 1.~2019. 3.

  • 연도를 생략해서 쓸 때는 작은따옴표 뒤의 것 사용

    예시

    예시	2019년을 생략해서 사용할 경우: ‘19(×) → ’19(○)

  • 시간: 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분

    예시

    예시	오후 4시 14분(×) → 16:14(○), 오전 7시 9분(×) → 07:09(○)

    숫자, 날짜, 연도, 시간은 위 방법에 따라 작성하되, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있음

  • 금액: 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재

    예시

    예시	￦13,560원(금만삼천오백육십원정) → 금13,560원(금일만삼천오백육십원) 21,345천원 → 2,134만 5천 원

• 첨부물의 표시
  • 문서에 첨부자료가 포함되는 때에는 본문이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’ 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우 항목을 구분하여 표시
  • 붙임은 본문과 구분하여 본문이 끝난 줄 다음에 쓰도록 개정하여 붙여 쓰거나, 띄어 쓸 수도 있음

    본문 항의 구분도 읽고 이해하기 쉽도록 기안자가 위와 아래 여백 조정할 수 있음

    예시

    예시1	(본문)………………………………… 주시기 바랍니다. 붙임∨∨○○○계획서 1부.∨∨끝.
    예시2	(본문)………………………………… 주시기 바랍니다. 붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부. 2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.

• 문서의 ‘끝’ 표시
  • 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시

    예시

    예시1	…… 주시기 바랍니다.∨∨끝.

  • 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 표시

    예시

    예시2	붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부. 2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.

  • 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시

    예시

    예시3	(본문 내용) ………………………….......…….........................................… 주시기 바랍니다. ∨∨끝.

  • 본문이 표로 끝나는 경우

    예시

    예시3	예시 응시번호 성 명 생년월일 주 소 10 김○○ 1980. 3. 8. 서울시 종로구 ○○로 12 21 박○○ 1982. 5. 1. 부산시 서구 ○○로 5 ∨∨끝.

• 기관명 표시
  • 기관을 나열할 때는 본청, 직속기관, 교육지원청, 각급학교 순으로 작성

    예시

    예시1	본청 관 및 과장, 직속기관장, 교육지원청교육장, 교육지원청소속기관장, 공립단설유치원장, 공립·사립 초·중·고등학교장, 특수학교장
    예시2	국·공립(×) → 국공립(○) 국·공·사립학교(×) → 국립·공립·사립학교(○)

    ∨∨끝.

3. 결문

• 발신명의 표시
  • 행정기관의 장의 권한인 경우에는 해당 행정기관의 장의 명의로 발신

    예시

    예시	○○○○교육감, ○○교육장, ○○관장, ○○학교장

  • 행정기관 내의 보조기관 및 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서(대내문서)는 해당 보조기관 또는 보좌기관 명의로 발신

    예시

    예시	○○○○교육감, ○○교육장, ○○관장, ○○학교장

  • 발신할 필요가 없는 내부결재문서에는 발신명의를 표시하지 않음
• 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급과 서명 표시
• 생산등록번호(시행일) 및 접수등록번호(접수일)
• 우편번호, 주소, 전화번호, 팩스번호, 전자우편 주소와 공개구분 표시

관련규정

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정