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공문서 작성 방법


공문서 작성 방법

주요내용

기안문·시행문은 두문·본문·결문으로 구성

  • 두문: 행정기관명, 수신, 경유
  • 본문: 제목, 내용, 붙임
  • 결문: 발신명의, 기안·검토·협조·결재권자 직위 또는 직급, 등록번호, 행정기관

정보 등

1. 두문
  • 행정기관명: 기안한 부서가 속한 행정기관명 표시
  • 수신자 표시
    • 수신자가 없는 내부결재문서의 수신란에는 ‘내부결재’로 표시
    • 수신자가 있는 경우
      • 수신란에 해당 기관장의 직위(수신명) 기재
      • 그 다음 ( )안에 그 업무를 처리할 부서 직위 기재
예시
예시

수신 경상북도교육감(○○과장)

2. 본문
  • 제목: 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 기재
  • 본문의 항목 구분
    • 항목의 표시
      문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, ―, • 등과 같은 특수한 기호로 표시
      구분, 항목기호, 비고
      구 분 항 목 기 호 비 고

      첫째 항목
      둘째 항목
      셋째 항목
      넷째 항목
      다섯째 항목
      여섯째 항목
      일곱째 항목
      여덟째 항목

      1., 2., 3., 4., …
      가., 나., 다., 라., …
      1), 2), 3), 4), …
      가), 나), 다), 라), …
      (1), (2), (3), (4), …
      (가), (나), (다), (라), …
      ①, ②, ③, ④, …
      ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …

      둘째, 넷째, 여섯째,
      여덟째 항목의 경우,
      하., 하), (하), ㉻ 이상
      계속되는 때에는
      거., 거), (거), ,
      너., 너), (너), … 등
      단모음 순으로 표시

    • 표시위치 및 띄우기
      • 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작
      • 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작
      • 항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬(예시: Shift + Tab 키 사용)
      • 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄움
      • 항목이 하나만 있는 경우 항목 기호를 부여하지 아니함

        수신vv○○○장관(○○○과장)

        (경유)

        제목vv○○○○○

        1.v○○○○○○○○○○○

        vv가.v○○○○○○○○○○○

        vvvv1)v○○○○○○○○○○○

        vvvvvv가)v○○○○○○○○○○○

        vvvvvvvv(1)v○○○○○○○○○○○

        2.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○vvv○○○○

    • 본문 아래 항목이 하나만 있는 경우
      • 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 등부터 시작 (둘째 항목: 가., 나....)
      • 첫째 항목은 왼쪽 기본선부터 시작
        • * 공문서 여백: 위(3cm)·왼쪽(2cm) 기본선, 아래·오른쪽(1.5cm) 한계선

          수신vv○○○장관(○○○과장)

          제목vv○○○○○

          문서관리교육을 다음과 같이 실시하오니 참석하여 주시기 바랍니다.

          1.v일시:v○○○○○

          2.v장소:v○○○○○○○○○○○

          3.v참석대상:v○○○○○○○○○○○.vv끝.

  • 숫자 등의 표시
    • 숫자: 아라비아 숫자로 표시
    • 날짜: 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표로 표시
      예시
      예시

      2019년 3월 9일(×) 2019.03.09.(×) → 2019. 3. 9.(○)
      2019. 2. 25.(월)∨~∨2. 27.(수)(×) → 2019. 2. 25.(월)~2. 27.(수)(○)
      2019. 4. 5, 2019. 4. 12.(×) → 2019. 4. 5., 2019. 4. 12.(○)
      2019. 1월~2019. 3월(×) → 2019. 1.~2019. 3.

    • 연도를 생략해서 쓸 때는 작은따옴표 뒤의 것 사용
      예시
      예시

      2019년을 생략해서 사용할 경우: ‘19(×) → ’19(○)

    • 시간: 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분
      예시
      예시

      오후 4시 14분(×) → 16:14(○), 오전 7시 9분(×) → 07:09(○)

      숫자, 날짜, 연도, 시간은 위 방법에 따라 작성하되, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있음

    • 금액: 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재
      예시
      예시

      ₩13,560원(금만삼천오백육십원정) → 금13,560원(금일만삼천오백육십원) 21,345천원 → 2,134만 5천 원

  • 첨부물의 표시
    • 문서에 첨부자료가 포함되는 때에는 본문이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’ 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우 항목을 구분하여 표시
    • 붙임은 본문과 구분하여 본문이 끝난 줄 다음에 쓰도록 개정하여 붙여 쓰거나, 띄어 쓸 수도 있음

      본문 항의 구분도 읽고 이해하기 쉽도록 기안자가 위와 아래 여백 조정할 수 있음

      예시
      예시1

      (본문)………………………………… 주시기 바랍니다.
      붙임∨∨○○○계획서 1부.∨∨끝.

      예시2

      (본문)………………………………… 주시기 바랍니다.

      붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부.
      2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.

  • 문서의 ‘끝’ 표시
    • 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시
      예시
      예시1

      …… 주시기 바랍니다.∨∨끝.

    • 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 표시
      예시
      예시2

      붙임∨∨1.∨○○○계획서 1부.
      2.∨○○○서류 1부.∨∨끝.

    • 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시
      예시
      예시3

      (본문 내용) ………………………….......…….........................................… 주시기 바랍니다.
      ∨∨끝.

    • 본문이 표로 끝나는 경우
      예시
      예시3
      예시
      응시번호 성 명 생년월일 주 소

      10

      김○○

      1980. 3. 8.

      서울시 종로구 ○○로 12

      21

      박○○

      1982. 5. 1.

      부산시 서구 ○○로 5

      ∨∨끝.
  • 기관명 표시
    • 기관을 나열할 때는 본청, 직속기관, 교육지원청, 각급학교 순으로 작성
      예시
      예시1

      본청 관 및 과장, 직속기관장, 교육지원청교육장, 교육지원청소속기관장, 공립단설유치원장, 공립·사립 초·중·고등학교장, 특수학교장

      예시2

      국·공립(×) → 국공립(○)
      국·공·사립학교(×) → 국립·공립·사립학교(○)

      ∨∨끝.
3. 결문
  • 발신명의 표시
    • 행정기관의 장의 권한인 경우에는 해당 행정기관의 장의 명의로 발신
      예시
      예시

      ○○○○교육감, ○○교육장, ○○관장, ○○학교장

    • 행정기관 내의 보조기관 및 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서(대내문서)는 해당 보조기관 또는 보좌기관 명의로 발신
      예시
      예시

      ○○○○교육감, ○○교육장, ○○관장, ○○학교장

    • 발신할 필요가 없는 내부결재문서에는 발신명의를 표시하지 않음
  • 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급과 서명 표시
  • 생산등록번호(시행일) 및 접수등록번호(접수일)
  • 우편번호, 주소, 전화번호, 팩스번호, 전자우편 주소와 공개구분 표시

관련규정

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정

담당자 정보

  • 담당부서총무과
  • 담당자이승미
  • 전화054-805-3633
  • 담당자 업데이트일자2024-03-18