메인메뉴 바로가기 본문으로 바로가기
홈 학교행정실행정업무운영공문서 접수문서의 접수 및 처리

문서의 접수 및 처리


문서의 접수 및 처리

주요내용

1. 문서의 접수
  • 문서는 처리과에서 접수함
  • 접수한 문서는 접수일시와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 접수등록번호를 접수란에 전자적으로 표시하여야 함
  • 접수란이 없거나 전자적으로 표시할 수 없는 문서인 경우에는 두문의 오른쪽 여백에 “접수인”을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적음
    자세한 내용은 아래 설명을 참고하세요.
    문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물
    • 접수번호
    • 접수일시
    • 처 리 과
    가로 5㎝, 세로 2.5㎝
    사진·필름·테이프·디스켓 등 소형 규격의 기록물
    • 접수
      • (접수번호)
      • (접수일시)
    가로 3.5㎝, 세로 1.5㎝
  • 행정기관 외의 자로부터 정보통신망으로 받은 문서는 일반적인 접수절차를 거쳐 업무관리시스템에서 처리하되, 발신자의 주소와 성명 등이 불분명하거나 담당 업무와 관련이 없는 사항인 경우에는 접수하지 아니할 수 있음
  • 당직근무자가 받은 문서는 일반적인 접수절차를 거쳐 문서를 접수할 수 있도록 다음 근무시간 시작 후 지체없이 인계하여야 함

    예시) 금요일 19:00 수령 → 월요일 출근시간 직후 인계

  • 감열기록방식의 팩스로 수신한 문서는 장기보존이 어렵기 때문에 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신하였을 때에는 그 문서를 복사하여 접수하고 수신한 문서는 폐기함

    감열지에 기록된 내용은 용지에 따라 1~5년 정도 밖에 보존되지 않기 때문에 감열지로 된 문서는 보존기간에 상관없이 백상지로 복사하여 접수함

2. 문서배부 및 접수
  • 문서의 배부: 문서담당자 → 업무담당자 지정
  • 문서의 접수: 업무담당자
  • 전자문서 접수 방법

    업 문서관리 → 접수함 → 접수대기 → 문서제목 클릭 → 결재정보 내용 확인 → 접수 → 결재경로 지정 → 문서처리

  • 비전자문서 접수(등록) 방법

    처리과문서담당자: 접수대기 메뉴에서 등록
    업 문서관리 → 접수함 → 접수대기 → 비전자문서등록 → 문서정보, 접수정보, 관리정보 입력, 종이문서 스캔파일 첨부(원본은 반드시 별도 보관) → 저장
    (결재경로 및 공람지정 방법은 전자문서 처리방법과 동일)

    원본 문서는 반드시 관련 규정에 의거 별도 보관


  • 업무담당자: 문서등록대장 비전자문서 등록에서 등록(문서번호, 채번)

    업 문서관리 → 접수함 → 접수대기 → 비전자문서등록 → 문서정보, 접수정보, 관리정보 입력, 종이문서 스캔파일 첨부(원본은 반드시 별도 보관) → 저장

3. 문서의 반송 및 이송
  • 반송: 발신한 기관으로 되돌려 보내는 것
    • 행정기관 간의 반송: 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 행정기관의 장에게 반송할 수 있음
    • 보조기관 또는 보좌기관 간의 반송: 처리과에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 때에는 지체없이 그 문서를 발신한 처리과에 반송하여야 하며, 문서과로부터 배부 받은 문서인 경우에는 문서과에 재배부 요청을 하여야 함
  • 이송: 발신기관이 아니라 소관기관으로 송부하는 것
    • 행정기관 간의 이송: 행정기관의 장은 접수한 문서가 다른 행정기관의 소관사항인 경우에는 그 문서를 지체없이 소관 행정기관의 장에게 이송하여야 함
    • 보조기관 또는 보좌기관 간의 이송: 처리과에서 접수한 문서가 다른 보조기관이나 보좌기관의 소관사항인 경우에는 지체없이 소관 보조기관 또는 보좌기관에 이송하여야 함
4. 문서의 공람
  • 대상문서
    • 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서
    • 민원문서
    • 행정기관이나 보조기관 또는 보좌기관 간의 업무협조에 관한 문서
    • 접수된 문서를 처리하기 위하여 미리 검토할 필요가 있는 문서
    • 그 밖에 공무원의 신상(身上), 교육·훈련 등과 관련하여 공무원이 알아야 할 필요가 있는 문서

      위 대상 외의 문서와 통계·설문조사 등을 위하여 각 기관으로부터 취합하는 문서는 공람하지 않음

  • 공람순서

    공람의 순서에 대하여는 특별한 규정을 두고 있지 않으므로 상급자 또는 하급자부터 순서대로 공람하는 순차공람과 직위에 관계없이 동시에 공람하는 병렬공람이 모두 가능함

    ※ 선결(先決)제도는 1970. 9. 18.「정부공문서규정」의 개정을 통해 처음 도입된 후,「사무관리규정」개정으로 1999. 9. 1. ‘선람(先覽)’으로 바뀌었으나, 2004. 1. 1.부터 폐지되었음

  • 공람의 표시
    • 전자문서: 업무관리시스템에서 공람하였다는 기록(공람자의 직위 또는 직급, 성명 및 공람일시 등)이 자동으로 표시되도록 함
    • 종이문서: 접수문서의 적당한 여백에 공람자의 직위 또는 직급을 표시하고 서명을 함
  • 결재권자의 지시

    공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며 필요하면 업무분장에 따른 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있음

관련규정

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제18조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제15조, 제17조

2020 행정업무 운영 편람[행정안전부]

담당자 정보

  • 담당부서총무과
  • 담당자이승미
  • 전화054-805-3633
  • 담당자 업데이트일자2024-03-18