행사 기획과 준비

주요내용

가. 행사의 의미

나. 행사의 주최와 주관

다. 행사 기획 착안 사항

• 1) 일반 준비사항
  • 가) 식순, 시간계획, 안내문
  • 나) 진행 시나리오
  • 다) 인사말(식사, 기념사, 축사 등)
  • 라) 식장 배치도, 좌석 배열도 및 주빈 휴게실 준비
  • 마) 초청장 작성(문안, 지질, 규격, 글씨체) 및 발송
  • 바) 표창(대상자 선정, 표창장 및 부상)
  • 사) 가두장식(현판, 옥내·외 현수막)
  • 아) 기념품, 행사용 꽃(수반, 화환, 코사지 등)
  • 자) 종사자 및 안내원 배치(인원차출, 업무분담, 임무부여 및 교육)
  • 차) 주차 및 안내 계획
  • 카) 안전 점검 및 대책(소방, 응급차 배치)
  • 타) 주변 정리정돈
  • 파) 냉·난방 대책
  • 하) 장애인 편의시설 점검
  • 거) 행사요원: 사진기사, 영상기사, 기록원 등
  • 너) 옥외 행사 시 간이화장실 설치, 음료수 준비
  • 더) 부수행사 연계 여부 확인
• 2) 행사장 준비
  • 가) 연설문(식사, 축사 등), 공무원윤리헌장, 결의문, 선서문 등
  • 나) 행사 시나리오, 식순 부착
  • 다) 표창장, 감사장, 상장함, 부상
  • 라) 안내문, 유인물과 봉투
  • 마) 방명록, 필기구, 메모지
  • 바) 좌석 배치도, 좌석명패
  • 사) 명찰(초청인사, 표창 대상자 등)
  • 아) 차 및 음료수, 물수건
  • 자) 국기, 방송 시설
  • 차) 연대와 마이크(주빈용, 사회자용)
• 3) 행사 전 최종 점검
  • 가) 시나리오 점검(적정한 경어 사용, 모든 직위는 공식명칭 사용)
  • 나) 참석인사 입장 및 안내

    좌석이 지정된 경우는 지정석까지, 그렇지 않은 경우 해당 구역까지예) 오른쪽으로 가셔서 앉으시면 됩니다.

  • 다) 식순 안내
    • (1) 행사시작 전 행사의 전체적 진행 순서, 행동요령, 주빈 환영 방법 안내
    • (2) 대기 시간 중 친숙한 노래, 가곡 등 분위기에 맞는 음악 연주
  • 라) 예행연습

    행사 시작 1시간 전에 시나리오에 따라 수상자, 사회자 등 행사 진행요원 전원이 참가하여 임무와행동요령을 익히되 간결하게 실시

  • 마) 국기 게양 위치 및 상태
  • 바) 음향, 실내온도 및 조명
  • 사) 주요인사 도착 여부, 기념사, 시상 물품, 요원 정위치 확인

라. 초청 작업

• 1) 초청 범위

  행사에 누구를 초청하느냐에 따라 행사의 목적과 의의를 높이는 주요한 요소가 되기 때문에 관례적인 초청은 피하고직접 관련된 인사가 소외되지 않도록 주의해야 한다. 특히 소속 직원, 주민, 인근 학생을 동원해서 불편을 초래하는 일이 없도록 한다.

• 2) 초청장 제작 및 발송 (서식 참조)

마. 부수행사 준비

• 1) 테이프 절단
  • 가) 일반적으로 건물의 주 출입구 앞에서 실시
  • 나) 5방색(적·청·황·흑·백)의 천 테이프 사용
  • 다) 편안하게 자를 수 있는 높이, 양쪽 커팅 봉에 단단히 묶음
  • 라) 가위, 흰 장갑을 쟁반에 담되 참석자 중앙부터 시작하여 좌/우로 흰 장갑, 가위 순으로 배부(오른손 장갑을 위로하여 장갑은손목, 가위는 손잡이를 건넴)
  • 마) 장갑, 가위, 테이프 등은 커팅이 끝난 즉시 회수(중앙에서 좌/우)
• 2) 다과회
  • 가) 장소로 적합한 건물 내·외곽 상태, 참석인원 수용능력과 냉·난방 상태 확인
  • 나) 대형행사인 경우 호텔이나 전문 업체에 의뢰, 테이블, 꽃장식 등 실내 장식에 세심한 주의와 휴게실 마련
  • 다) VIP 참석 시에는 레드 카페트를 깔며, 외국인 참석 시에는 통역원 대기
  • 라) 다과회장을 위한 별도 음향시설 준비, 규모가 크다면 소규모 실내악단도 배치
• 3) 기념식수
  • 가) 장소는 눈에 잘 띄는 곳에 하되 토양, 배수, 일조시간 등을 고려하여 선정
  • 나) 수종은 가급적 우리나라 수종으로 하되 사전에 싱싱한 것을 확보하여 관리
  • 다) 참석자가 몇 삽 정도 퍼면 심어질 수 있도록 미리 가식하되, 신발이 흙에 묻지 않도록 잔디나 매트를 준비하여 주위 정돈
  • 라) 흙은 좋은 겉흙을 채로 쳐서 참석자가 3~4번 정도 삽으로 펄 수 있을 만큼 준비
  • 마) 삽과 장갑은 기념식수 장소에 미리 비치해 둠
  • 바) 표석은 화강석에 새겨 설치하며, 식수가 끝날 때까지 흰 천 또는 종이로 덮어둠
• 4) 현판식
  • 가) 건물의 준공을 기념하거나 이미 완공된 건물에 입주하는 것을 기념하기 위하여 입주하는 기관·단체의 명칭이 적힌 현판을 건물의입구에 게시하여 행사
  • 나) 상하로 길게 된 목제 현판은 대개 건물 입구의 가운데 기둥 또는 밖에서 보아 왼쪽 기둥에 게시
  • 다) 현판을 향해 바라보아 왼쪽이 상석임을 감안하여 관련 인사를 안내
  • 라) 현판은 미리 제작하여 현장에 비치하였다가 인사가 도착하면 흰 면장갑을 착용한 후 현판을 게시토록 하거나 먼저 게시된 상태에서흰 천으로 덮어 두었다가 천과 연결된 줄을 관련 인사가 끌어당기는 방식을 취하기도 함

바. 국민의례 절차

• 가) 애국가는 모두 함께 부르는 경우에는 전주곡을 연주하지만, 애국가를 부르지 않고 연주만 하는 행사에서는 전주곡을 연주하지 않음
• 나) 약식 절차로 국민의례를 할 때 국기에 대한 경례는 행사 상황에 따라 맹세문 낭송 없는 애국가 1절 연주, 경례곡과 함께 맹세문 낭송, 구령등으로 할 수 있음

사. 행사 예시(제○○회 스승의 날 기념식) 서식 참조 - 빈문서

관련서식

[서식-행정기관-9-1-1-1] 초청장 제작 및 발송 예시

[서식-행정기관-9-1-1-2] 스승의 날 행사예시