문서의 기안

주요내용

1. 문서 작성의 일반원칙

• 글자:「국어기본법」에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 가로로 씀

  어문규범: 한글 맞춤법, 표준어 규정, 표준 발음법, 외래어 표기법, 국어의 로마자 표기법 등 올바른 국어 사용법에 대해 문화체육관광부장관이 정하는 규범

• 내용: 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 함
• 숫자: 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로 표시
• 날짜: 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표로 표시

  예시) 2021년3월9일 (×) → 2021. 3. 9. (○), 2021.2.25.(월) ~ 2.27.(수) (×) → 2021. 2. 25.(월) ~ 2. 27.(수) (○)

• 시간: 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분함

  예시) 오후 3시 20분 (×) → 15:20 (○), 오전 7시 9분 (×) → 07:09 (○)

• 금액: 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 적어야 함

  예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

• 항목의 표시: 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순으로 구분
  • 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, -, ·등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있음

    항목별기호

    구 분	항 목 기 호	비 고
    첫째항목	1., 2., 3., 4., …	둘째, 넷째, 여섯째,
    둘째 항목	가., 나., 다., 라., …	여덟째 항목의 경우,
    셋째 항목	1), 2), 3), 4), …	하., 하), (하), ㉻ 이상
    넷째 항목	가), 나), 다), 라), …	계속되는 때에는
    다섯째 항목	(1), (2), (3), (4), …	거., 거), (거), 거,
    여섯째 항목	(가), (나), (다), (라), …	너., 너), (너), 너 …
    일곱째 항목	①, ②, ③, ④, …	등 단모음 순으로 표시
    여덟째 항목	㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …

  • 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작함
  • 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작함
  • 항목이 두줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬함 (예시: Shift+Tab 키 사용)
  • 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄움
  • 항목이 하나만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니함
    • 수신∨∨○○○장관(○○○과장)
    • (경유)
    • 제목∨∨○○○○○
    • 1.∨○○○○○○○○○○○
    • ∨∨가.∨○○○○○○○○○○○
    • ∨∨∨∨1)∨○○○○○○○○○○○
    • ∨∨∨∨∨∨가)∨○○○○○○○○○○○
    • ∨∨∨∨∨∨∨∨(1)∨○○○○○○○○○○○
    • ∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨(가)∨○○○○○○○○○○
    • 2.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

    2타(∨∨ 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당함

• 용지: 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터(Ａ4용지)의 직사각형 용지로 함

2. 기안의 일반사항

• 기안의 개념: 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것
• 기안의 원칙: 전자문서로 하는 것을 원칙으로 하되, 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 종이문서로 기안할 수 있음
• 내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 않음
• 발의자 및 보고자의 표시
  • 발의자(기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 자)는 “★”로, 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자)는 “◉”로 표시, 발의자와 보고자가 동일인인 경우에는 “★”,“◉”를 함께 표시

    기호는 기안문의 해당 직위나 직급의 앞 또는 위에 표시

  • 보고자의 표시 생략: 업무관리시스템 또는 전자문서시스템을 이용하여 보고하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우
  • 발의자 및 보고자의 표시 생략 문서: 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서, 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서, 일상적·반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

3. 기안의 종류

• 일반기안: 가장 일반적인 형태로 어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안서식에 문안을 작성하는 것으로, 기안문 서식은 일반기안문과 간이기안문이 있음

  간이기안문은 보고서·계획서·검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하여 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없음

• 일괄기안: 서로 관련성이 있는 2개 이상의 안건을 동시에 일괄하여 기안하는 것
  • 각각의 기안문에 두문, 본문 및 결문의 구성요소가 모두 포함되게 작성하며 제1안·제2안·제3안·제4안 등의 용어를 쓰지 않음
  • 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 설정할 수 있음
  • 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 함
• 공동기안: 2이상의 행정기관의 장의 결재를 받아 공동 명의로 시행하기 위하여 문안을 작성하는 것
• 문서 처리를 주관하는 기관에서 기안하여 먼저 그 기관의 장의 결재를 받은 후 관계 행정기관의 장의 결재를 받음
• 해당 문서의 처리를 주관하는 행정기관의 문서(기록물)등록대장에 등록하고 그 등록번호를 부여하는 등 주관기관의 문서 처리절차에 따름
• 발신 명의 표시는 해당 문서처리를 주관하는 행정기관 장의 명의를 맨 위에 표시하고, 관계 행정기관 장의 명의를 그 밑에 표시함(문서처리를 주관하는 행정기관의 발신 명의에만 관인 날인)
• 수정기안: 수신한 종이문서 그 자체에 간단한 수정을 하거나 필요한 사항을 추가로 적어 넣어 기안에 갈음하는 방법
  • 수신문서의 내용을 알 수 있도록 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 긋고 그 위의 여백에 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하며, 이 경우 수신한 문서의 관인에도 중앙에 가로로 선을 그음
  • 수정기안 사항을 모두 수정하거나 적은 후에 기안자·검토자 및 결재권자의 직위(직급) 및 서명란을 수정하여 그 위의 여백에 결재를 받거나 적당한 여백에 <간이결재인>을 찍어 결재를 받음
  • 문서 시행은 수정기안문을 복사한 후 관인을 날인하여 행함

    수정기안을 하게 되면 발신한 행정기관의 결재정보 및 관인정보와 수신한 행정기관의 공람 정보, 결재정보 및 관인정보 등이 혼합되어 혼동을 줄 우려가 있기 때문에 수정기안보다는 별도의 기안문을 작성·시행하는 것이 좋음

• 서식에 의한 처리: 생산등록번호란·접수등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 별도의 기안문을 작성하지 아니하고 해당 서식의 기안자·검토자·협조자·결재권자의 서명란에 결재를 받아야 함. 다만, 서명란이 따로 설치되지 않은 경우에는 <간이결재인>을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있음

4. 기안문의 구성

• 일반적으로 사용하는 기안문·시행문은 두문·본문·결문으로 구성
  • 두문: 행정기관명의 표시, 수신자의 표시, 경유의 표시, 로고·상징 등 표시
  • 본문: 제목, 내용, 첨부물의 표시, 문서의 “끝” 표시
  • 결문: 발신명의의 표시,기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급과 서명, 생산 등록번호(시행일) 및 접수등록번호(접수일), 우편번호, 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 팩스번호, 공무원의 전자우편 주소와 공개구분

5. 기안문 작성 시 유의사항

• 정확성(바른 글)
  • 일반적으로 육하 원칙에 따라 작성하고 오·탈자나 계수 착오가 없도록 함
  • 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표현이 없도록 문서 작성
  • 의미전달에 혼동을 일으키지 않도록 정확한 용어를 사용하고 문법에 맞게 문장 구성
  • 애매모호하거나 과장된 표현에 의하여 사실이 왜곡되지 않도록 함
• 용이성(쉬운 글)
  • 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성함
  • 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현함
  • 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 좋음
  • 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 씀
  • 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용하고, 한자나 어려운 전문용어 또는 일반화되지 않은 약어는 사용하지 않으며, 한자나 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 ( )에 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙임
• 성실성(호감 가는 글)
  • 문서는 성의있고 진실하게 작성함
  • 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용함
  • 감정적이고 위압적인 표현을 쓰지 않음

    상급기관이 하급기관에 보내는 문서에 “…… 할 것”, “…… 하기 바람” 등과 같이 위압감을 주는 문구를 쓰게 되면 조직 상하간의 관계를 경직시켜 원활한 의사소통에 지장을 초래하기 쉽기 때문에 바람직하지 않으며, 조직구조상 지휘·감독관계에 있다하더라도 상호간에 존중한다는 의미에서 “…… 하시기 바랍니다.”와 같은 표현을 사용하는 것이 좋음

• 경제성(효율적으로 작성하는 글)
  • 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용함
  • 용지의 규격·지질을 표준화함
  • 서식을 통일하여 규정된 서식을 사용하는 것이 경제적임
  • 한눈에 내용을 파악할 수 있고 다루기 쉽게 1건 1매주의로 하는 것이 효율적임

6. 전자문서 기안 방법

문서관리 → 기안 → 공용서식 → 표준서식 중 선택 → 제목 입력 → 과제카드 선택 → 업무유형 선택 → 대국민공개여부, 직원열람제한 설정 → 결재경로 지정 → 수신자 지정 → 본문 입력 → 파일 첨부 → 결재 상신

관련규정

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제3조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제4조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제6조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제2호~제6조

2020 행정업무 운영 편람[행정안전부]