문서의 시행

주요내용

1. 문서 시행의 개념

내부적으로 성립한 행정기관의 의사를 외부로 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차

2. 시행문의 작성

• 결재받은 문서 중 발신할 문서는 시행문을 작성하여야 하는데 2004년부터 기안문과 시행문이 하나로 통합됨에 따라 별도의 시행문 서식이 없고 결재가 끝난 일반기안문에 공인을 찍으면 시행문이 됨
  • 전자문서: K-에듀파인(업무관리)에서 전자이미지공인을 찍으면 시행문이 됨
  • 종이문서: 결재 받은 기안문을 복사하여 공인을 찍으면 시행문이 됨
• 시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성·시행할 수 있음
  다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성·시행하여야 함

3. 발신 명의

• 문서의 발신 명의는 행정기관의 장으로 함
  다만, 합의제기관의 권한에 속하는 문서의 발신 명의는 그 합의제기관으로 함
• 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 함
• 내부결재 문서는 발신 명의를 표시하지 않음

4. 공인을 날인하거나 서명하는 문서

• 행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서

  시행문, 고시·공고문서, 임용장·상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 공인(전자이미지공인 포함)을 찍거나 행정기관의 장이 서명(전자이미지 공인 포함)

  공인날인 대신 행정기관의 장이 직접 서명하여 시행하거나 발급할 수 있는 경우는 행정기관의 장이 직접 결재한 문서로 한정

• 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서
  • 발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 보조기관 또는 보좌기관이 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명 포함)
  • 보조기관 또는 보좌기관의 직무를 대리하는 자가 서명을 하는 경우 서명 앞에 “직무대리” 표시

5. 공인 날인 또는 서명을 생략하는 문서

• 생략 표시를 하지 않는 문서: 관보나 신문 등에 실리는 문서
• 생략 표시를 해야 하는 문서
  • 대상문서: 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서, 행정기관 또는 보조(보좌)기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서
  • 표시위치: 발신 명의 표시의 오른쪽
    • 공인날인 생략의 표시: 행정기관의 장 및 합의제기관 명의의 발신문서
      공 인 생 략가로 3cm, 세로 1cm
    • 서명 생략의 표시: 보조(보좌)기관 상호간 발신문서
      서 명 생 략가로 3cm, 세로 1cm

6. 공인의 인영을 인쇄하여 사용하는 문서

<1-1-3 공인사용 6. 공인의 인영 인쇄사용> 참고

7. 문서의 발신

• 업무담당자(기안자) 또는 문서담당자
  • 업무담당자(기안자): 문서관리 → 발송함 → 발송대기 → 문서제목 클릭 → 문서정보 확인 → 발송처리
  • 문서담당자: 문서관리 → 발송함 → 발송처리 → 문서제목 클릭 → 문서정보 확인 → 발송처리

8. 문서의 발신 방법

• 문서는 정보통신망(업무관리시스템)을 이용하여 발신

  이 경우 그 발신 또는 수신 기록을 전자적으로 관리

• 업무의 성질상 정보통신망을 이용하여 발신하는 것이 적절하지 않거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편·팩스 등의 방법으로 문서 발신

  이 경우 그 발신 기록을 증명할 수 있는 관계 서류 등을 기안문과 함께 보관

• 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신
• 행정기관이 아닌 자에게는 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있음. 다만, 이 방법으로 문서를 발신하는 것은 수신자가 사전에 그 사실을 알고 있는 경우에만 가능
• 공인을 찍는 문서가 전자문서인 경우에는 기안자나 문서의 수신·발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지공인을 찍고, 종이문서인 경우에는 공인을 관리하는 사람이 공인을 찍은 후 처리과 에서 발신
• 시행할 문서의 내용이 비밀사항이거나 비밀은 아니라도 누설되면 국가안전보장, 질서유지, 경제 안정, 그 밖의 국가이익을 해칠 우려가 있는 내용의 문서를 결재할 때 결재권자는 그 문서 내용의 암호화 등 보안유지가 가능한 발신방법 지정

  이 경우 본문의 마지막에 “암호” 등으로 발신방법 표시

• 암호 등으로 발신할 문서 중 비밀로 분류된 문서는 송수신자간에 서로 응답이 있는 경우에만 발신하여야 하며, 문서의 제목 다음이나 본문의 “끝” 표시 또는 “이하 빈칸” 표시 다음에 따옴표(“”)를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 발신
• 단순한 업무 관련 지시 또는 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 문서는 K-에듀파인 (업무관리)이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시하여 시행

9. 문서 등의 보안 유지

• 행정기관의 장은 문서를 수신·발신하는 경우에 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치 마련
• 행정기관의 장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호 부여
• 업무관리시스템을 이용하여 문서를 작성·처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)·비밀번호 및 전자이미지서명을 등록하여 사용

• 전자문자서명을 사용하는 경우에는 전자이미지 서명을 등록하지 않음

• 컴퓨터 및 개인별 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경

관련규정

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제12조~제16조

행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙 제9조~제13조

2020 행정업무 운영 편람[행정안전부]