기록물 분류·편철 및 정리

주요내용

1. 전자문서의 분류 및 편철

K-에듀파인(업무관리)에서 단위과제에 적정한 단위과제카드에 편철

2. 비전자문서(일반문서류)의 분류 및 편철

• 업무가 진행 중에 있거나 업무에 활용 중인 문서는 진행문서파일에 위에서부터 아래로 사안의 발생순서에 따라 끼워 넣어 관리
• 처리 완결 후 진행문서파일에서 분리하여 업무관리시스템에서 기록물철 표지 및 색인목록을 출력한 다음, 문서를 순서대로 배열하여 편철
• 보존용 표지를 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정(구멍을 뚫어서 묶거나 철침 사용 지양)
• 기록물철 편철량은 100매 이내가 원칙이며 과다한 경우 2권 이상으로 편철하되, 권호 수 표시
  예시) 기록물관리(2-1), 기록물관리(2-2)
• 문서의 면 표시
  • 건 단위: 중앙 하단에 면수 부여
    예시) 3면이 1건일 경우 3-1, 3-2, 3-3
  • 철 단위: 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 면수 부여
    • 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 제2권부터는 앞 권호의 마지막 면수에 이어서 일련번호 부여(양면을 사용한 경우 양면 모두 순서대로 면수 부여)
    • 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시
    • 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시
• 비전자문서철 제목: 단위과제카드명이 원칙이며, 필요 시 단위과제카드명의 우측에 쌍점(:)을 찍어 부제목 추가 기입
  예시) 기록물 관리: 기록물 평가 폐기
  

  <진행문서파일>

  업무진행 중

  <보존용 표지>

  처리완결 시

  <보존상자>

  처리완결 시

3. 비전자문서(대장류, 회계기록물)의 분류 및 편철

• 1년 단위로 편철하는 것이 원칙이며, 여러 해에 걸쳐 기재하는 경우(이강) 기재가 종료된 후 등록
  예시) 2022년 보안점검표(O), 2020~2021년 보안점검표(X)
• 등록 방법: K-에듀파인(업무관리)에서 비전자문서등록 후 등록번호를 표시하여 관리하다가 이관 후 보유기록물 관리대장에 등록하여 관리

  여러 해에 걸쳐 기재한 대장(이강) 등의 경우 기재 시작연도와 끝 연도를 확인하여 기재
  예시) 2019~2021 졸업대장: 생산연도 시작(2019), 끝(2021)

• 회계기록물의 경우 편철된 1권을 1건으로 K-에듀파인(업무관리)이나 보유기록물관리대장에 기재
  예시) 2022년도 3월 지출증빙서

4. 기록물의 정리

• 정리 시기: 매년 2월 말까지
• 주요 확인 사항
  • 잘못 분류된 생산(접수) 문서의 과제카드 변경
  • 대국민공개여부·열람범위 등 재분류
  • 미분류된 메모보고에 대한 단위과제카드 지정
  • 진행 중인 문서 확인 및 처리
  • 누락된 비전자기록물 및 첨부물 등록: 대면결재, 민원신청서, 회계기록물 등
  • 비전자문서철의 면 표시 및 확정·표기
  • 비전자문서에 포함된 철침 등 제거

관련규정

공공기록물 관리에 관한 법률 제18조

공공기록물 관리에 관한 법률 제19조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제24조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제7조~제14조, 제18조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제18조

학교 기록물 관리지침[국가기록원]