기록물 보존 및 평가·폐기

주요내용

1. 기록물의 보존

• 보유 기록물  관리대장에 기록물의 목록을 작성·관리
• 「보안업무규정 시행세칙」에 따라 학교 문서고는 제한구역으로 지정하고, 비인가자의 접근으로부터 보호함

  출입문에 제한구역 및 관리책임사항 표시

• 문서고에 보존 중인 기록물의 열람 및 반출은 문서고 출입 및 기록물 열람·반출 관리대장에 기재하여 관리

  보존기간 30년 이상 기록물은 반출 불가가 원칙

• 보존환경 관리
  • 습기, 누수 등을 고려하여 지하보다는 지상으로 별도의 공간으로 확보
  • 창이 있는 경우 빛에 의한 기록물의 노출 최소화
  • 해충에 의한 기록물의 훼손이 없도록 청결하게 유지
  • 기타 집기류 비치 금지
  • 가스식 소화기, 온·습도계, 서가, 이중 잠금장치, 제습용품, 블라인드(암막커튼) 등 마련

2. 기록물의 평가·폐기

기록관

평가 대상 기록물을 선정하여 학교에 의견조회 의뢰

처리과(학교)

심의 대상 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류, 폐기 등에 대한 의견을 기록관에 제출

기록관

기록물 관리 전문요원(기록연구사)의 심사

기록물 평가 심의회 (기록관)

• 처리과 의견조회 결과, 기록물 관리 전문요원의 심사 의견 검토
• 평가대상 기록물의 기록관리 기준표 및 해당 기록물의 관계법령에서 정한 보존기간 검토
• 평가대상 기록물의 행정적·역사적 가치 및 활용가치 검토

기록관

• 기록물 평가 심의회 결과 안내
• 폐기 기록물의 처리

처리과(학교)

기록물 평가 심의회 결과 및 기록물의 재정리에 따른 위치정보 등을 보유 기록물 관리대장에 반영

기록물의 폐기 시 유의사항: 기록물의 폐기는 기록관에서만 가능하며, 학교는 일체의 기록물 폐기 불가(「공공기록물 관리에 관한 법률」 제50조(벌칙)의 무단 파기에 해당하는 것으로 간주)

관련규정

공공기록물 관리에 관한 법률 제27조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제29조

공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제28조, 제29조, 제32조, 제35조, 제43조

학교 기록물 관리지침[국가기록원]